К: Нормативно-правовая база работы архива

Нормативно-правовая база - архивное законодательство, нормы гражданского, административного, уголовного, трудового права, постановления правительства, ведомственные нормативные акты (приказы и постановления Росархива, инструкции по определенным направлениям работы архива, типовые нормы и т.д.).

Виды документов:

1. Положение об архиве

Если в архиве организации существует электронный архив, то составляется отдельное положение об этом архиве.

2. Устав или положение - определяют юридический статус (юридическое лицо или структурное подразделение), РАН, профиль архива, задачи, функции, права, обязанности, организационные основы.

3. Положение о структурном подразделении - определяет задачи, функции, права, обязанности и организацию деятельности подразделения.

Планирование в архиве - планы составляются в соответствии со структурой и ЧЕМ??? архива, объемолм финансовых и материальных ресурсов.

В госархиве создаются коллегиальные совещательные органы - экспертно-проверочная комиссия, комиссия по рассекречиванию документов.

В муниципальных архивах и архивах учреждений (организаций) структурных подразделений, как правило, не бывает.

Штатная численность сотрудников архива определяется исходя из объема документов архива, количества пользователей архива.

Виды планирования: перспективные (долгосрочные, 5-15 лет) и текущие (квартальные, полугодовые, годовые).

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущее годы и с учетом планов развития области в целом.  План состоит из введения, текстовой части (виды работ, сроки, исполнители), расчетной части.

Должности: архивисты (архивариусы), заведующий архивом, кодификатор (специалист, отслеживающий появление всех законодательных актов, систематизирующий их).

К: Менеджмент в архивном деле

Менеджмент - система управления ресурсами организации.

Подсистемы:

1. Стратегический менеджмент

2. Инвестиционный менеджмент

3. Информационный менеджмент

4. Инновационный менеджмент

5. Менеджмент качества

Менеджмент - совокупность современных технологий, нацеленных на постоянные изменения и развитие организации в изменяющейся среде хозяйствавания.

Функции:

1. Прогнозирование

2. Планирование

3. Координация

4. Работа с персоналом

5. Маркетинг

6. Контроль

7. Анализ

8. Пиар

К: Организация архивного фонда страны

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, которые представляют  ценность для общества, независимо от формы собственности. Работа по распределению документов между архивами и упорядочиванию этих документов внутри каждого архива называется организация документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов учитываются принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителя информации и т.д. От рациональной организации АФ зависит успех поиска документов.

Организация документов АФ РФ осуществляется по трем уровням:

1. Организация в пределах всего архивного фонда страны (федеральные архивы, архивы субъектов, муниципальные, отраслевых фондов, музеев, библиотек и РАН).

2. Организация документов в самих архивных учреждениях.

3. Организация документов в пределах архивных фондов какого-либо учреждения, организации, предприятия и т.д.

Признаки организации документов АФ РФ:

        1. Форма собственности: государственные и частные.

        2. Виды носителей: печатные, электронные, кино-, фото-, фонодокументы.

        3. Хранение документов: постоянное, временное, депозитарное.

Первый уровень организации документов

В 1993 году в Основах законодательства РФ об АР РФ было закреплено деление архивного фонда на государственную и негосударственную части.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и отдельные архивные документы:

- государственных организаций, которые действовали на территории России на всем протяжении ее истории, а так же религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

- органов государственной власти, МСУ, прокуратуры, государственных организации, действующих в настоящее время на территории РФ;

- государственных организации и воинских частей, которые находились или находятся в настоящее время за границей;

- фонды организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых большая доля которых приходится на государственную собственность;

- общественных организаций и объединений, которые образовались до появления законно о регистрации общественных объединений.;

- юридических и физических лиц поступивших на законных основаниях в собственность государства, в т.ч. из-за рубежа.

Негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности:

- общественных объединений с момента их регистрации по закону,  политических партий, движений, религиозных организаций и объединений;

        - корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, компаний из различных отраслей экономики. науки, культуры, социальной сферы, СМИ;

- физических лиц.

Для документов как государственной, так и негосударственной частей применяются различные сроки хранения:

- постоянное или бессрочное;

- временное (до передачи на постоянное), строго ограничены законом;

- депозитарное (временное хранение на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов, по истечении срока депозита документы не обязательно передаются на постоянное хранение, это зависит от воли собственника).

- хранение в собственности государства – хранение документов, находящихся в частной собственности, которые на законном основании переданы в собственность государства (по договору дарения или купли-продажи, приобретение документов на аукционе, передача государством «бесхозных» материалов).

Существует еще один вид архивов – архивы отраслевых фондов. Там хранятся документы, принадлежащие государству. Эти архивы сложились как исторические архивы при данных ведомствах:

                - Российский Геологический Фонд;

- Российский государственный фонд данных о состоянии окружающей среды;

- Центральный Картографо-геодезический Фонд;

- Российский государственный фонд кинофильмов$

- Министерство обороны и т.д.

Второй уровень организации документов

В архивах имеются документальные комплексы, являющиеся либо фондами либо коллекциями.

Архивный фонд организации или лица - совокупность документов, которые образовались в результате деятельности этой организации или лица. Эту организацию или лицо называют фондообразователем.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизации учета документов. Были установлены единые требования, методики и т.д.

Правила работы архивов устанавливают состав учетных документов:

1. Книга поступлений

2. Список фондов

3. Листы фондов

4. Описи, внутренние описи в делах

5. Паспорт архива

6. Дело фонда

Список фондов - документ, в котором фонду дается название и присваивается свой номер.

Лист фондов - отражает сведения о составе фондов в целом и об изменениях, происходящих в его составе.

Дело фонда раскрывает историю создания данного архивного фонда.

Паспорт архива содержит сведения об объеме, о наличии справочного аппарата, условиях хранения, о кадрах.

Система справочного аппарата - совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архива.

Архивные справочники - архивные описи и каталоги.

Уровни справочника:

1. Архивный фонд РФ и Центральный Фондовый Каталог, справочники в печатном виде по архивам страны, которые распространяются в библиотеки.

2. Архивы субъектов федерации или муниципальных образований и их Фондовый Каталог и путеводители.

3. Уровень архива, как учреждения и их описи, каталоги и т.д.

Архивные каталоги:

1. Логические

2. Алфавитные

К: Доступ к документам Архивного фонда

Архивные документы принадлежат обществу, и незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти.

В 1993 г был провозглашен принцип публичности архивов.

Вступление России в 1997 г в Совет Европы означал, что наша страна обязана была соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами. Международный совет архивистов в том же 1997 г подготовил “Рекомендации по стандарту европейской политики в отношении доступа к архивам”.

В настоящее время к категории публичных архивов можно отнести все государственные и муниципальные архивы. В этих архивах действую единые правила доступа

Так же существуют закрытые и ограниченно-публичные архивы (в основном архивы некоторых министерских подразделений).

К: Архивное законодательство.

Практически появилось с 1918 г с декрета СНК

Законодательные акты:

        1. 1991 г

Начало всем реформам в архивном деле было положено указами президента РФ, в которых законодательно оформился доступ к партийным архивам и архивам КГБ.

Постановление Совета министров «О развитии архивного дела в РСФСР»

        2. 1992 г

Принят ряд документов, в которых впервые определен срок (30 лет) ограничения доступа к архивной информации, содержащей государственную или какую либо другую охраняемую законом тайну. Так же был установлен срок (75 лет) доступа к архивным документам, которые содержат сведения о личной жизни граждан.

3. 1993 г

Принят документ “Основы законодательства РФ об Архивном Фонде РФ”, где были описаны и разграничены полномочия центра и субъектов РФ в архивной сфере. Архивный Фонд был разделен на две части - государственную и негосударственную. В рамках государственной части были выделены четыре комплекса архивных документов, которые находились в следующих хранилищах:

- Государственные архивы

- Ведомственные архивы

- Библиотеки и музеи

- Отраслевые архивные фонды.

Были определены три формы хранения документов в государственной части:

- постоянное

- временное

- депозитарное

Принято постановления президента РФ “О порядке ведомственного хранения документов и организация их в делопроизводстве”

4. 1994 г

Принято положение “Об Архивном Фонде РФ” и положение “О государственной архивной службе”. Закрепляют сеть госархивов, прописывают состав государственной и негосударственной частей АФ. В них приведен перечень отраслевых архивных фондов.

5. 1995 г

Принято положение “О лицензировании деятельности архивных учреждений”.

6. 1996 г

Государственная Архивная Служба была переименована в Федеральную архивную службу

7. 1998 г

Росархив начинает отвечать за делопроизводственную сферу в стране.

8. 2004 г

Федеральный закон “Об архивном деле”.

Архивное законодательство взаимодействует с законами других сфер народного хозяйства. Таких законодательных актов, которые могут использоваться в архивной деятельности около 200. Это акты о культуре, информации, защите информации и информатизации, о внешней разведке, государственной тайне и т.д.

Международный Этический Кодекс Архивистов был принят на заседании заседания генеральной ассамблеи международного совета архивистов в 1996 г.

Принципы:

1. Защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности.

2. Обязательная экспертиза ценности документов.

3. Обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной коммерческой тайны и тайны частной жизни, которые могут быть в архивных документах.

4. Не использовать служебное положение для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

·         роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

·         значимость выполняемых ею функций;

·         время и место образования документа;

·         значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

·         уникальность и типичность информации документа;

·         ее повторяемость в других документах;

·         вид документа;

·         подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

·         форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

·         юридическая достоверность документа;

·         физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

·         значимость фондообразователя и его документов;

·         объективность и субъективность документов;

·         взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

·         физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

·         значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

·         значимость содержания документа;

·         время и место создания документа;

·         подлинность и копийность документа;

·          юридическую силу документа;

·         дублетность, повторяемость документа;

·         поглощенность содержания документа;

·         физическое состояние документа.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

·         отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

·         определение сроков хранения документов;

·         обеспечение полноты состава архивного фонда;

·         отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

·         в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

·         в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

·         в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

Анализ использования архивных документов. Показатели количественные и качественные

Итоговой аналитической информацией являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений пользователей по целям использования за год;

категории потребителей информации.

Отдельным показателем интенсивности использования документов является число обращений:

к хронологическим группам документов;

разным темам исследования;

разным видам исторических источников;

к каждому фонду за год;

к фондам разных категорий за год.

Эффективность использования изучается на основе показателей:

количественных — отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения, отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива.