Учет в архивах. Учетные документы архива

Учёт архивов – для чего нужен, каким образом ведётся?

Централизация архивного дела дала предпосылки для централизованного учёта документов. Единые требования, единая методика учёта - это все централизация.

Задачи учёта: классификация, статистика, удобная поисковая система и мн.др.

Он не статичен, постоянно пополняется, изменяется, ликвидируются какие - либо документы. Т.е. он в процессе, динамичен.

«Правила работы архивов» - содержит порядок учёта документов. Эти правила обозначают состав учётных документов.

Книга поступлений и учёта документов – порядковый номер, фондообразователь (откуда пришёл документ), название документа, хронологический период (с какое по какое число документ создан);

Список фондов -  заполняется параллельно с книгой поступлений и учёта документов, даётся номер документу и заносится в книгу поступлений. При ликвидации документа, номер не отдаётся другому документу;

Листы фондов – отражает сведения о составе фондов в целом и об  изменениях, происходящих в этих фондах. Дает полную картину о содержании фонда. Хранятся в отдельных папках по номерам. Раскрывает содержание фонда.

Описи – это самый важный учётный документ, который составляется ещё в делопроизводстве перед передачей в архив;

Внутренние описи в делах -

Паспорт архива – содержит сведения об объеме документов архива, о наличии справочного аппарата, об условиях хранения, о кадрах архива. Учёт ведётся Архивным управлением Администрации ТО, управление передает в документы Росархив.

Дело фонда – раскрывает историю создания этого архивного фонда. Описание организации, история создания организации, какие функции выполняет-(ла), как менялись названия и подчиненность, условия сохранности документов и как проводилась экспертиза документов. В это дело включаются акты о приёме документов, о выделении и уничтожении, проверки наличия документов, состояния, а также справки об использовании материалов фонда.

В РосАрхив-е – содержится вся информация о списках архивных фондов РФ.