Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

·         роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

·         значимость выполняемых ею функций;

·         время и место образования документа;

·         значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

·         уникальность и типичность информации документа;

·         ее повторяемость в других документах;

·         вид документа;

·         подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

·         форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

·         юридическая достоверность документа;

·         физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

·         значимость фондообразователя и его документов;

·         объективность и субъективность документов;

·         взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

·         физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

·         значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

·         значимость содержания документа;

·         время и место создания документа;

·         подлинность и копийность документа;

·          юридическую силу документа;

·         дублетность, повторяемость документа;

·         поглощенность содержания документа;

·         физическое состояние документа.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

·         отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

·         определение сроков хранения документов;

·         обеспечение полноты состава архивного фонда;

·         отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

·         в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

·         в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

·         в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.