Научно-справочный аппарат к документам АФ РФ

Совокупность взаимосвязанных и взаимоопыляемых архивных справочников  о составе и содержании архивного фонда.

Архивные описи, архивные каталоги – обязательные справочники;

Тематические указатели, обзоры, путеводители – дополнительные архивные справочники;

По уровню справочники подразделяются:

Архивный Фонд России.

Самый главный справочник – ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ, а также справочники в печатном виде по архивам страны, которые распространяются по библиотекам.

Архивы Субъектов РФ или муниципального образования – существует Фондовый каталог, а также путеводители.

Уровень архива как учреждения. Описи, каталоги и т.д.

Архивные каталоги:

1. Логические

2. Алфавитные

                                Логическая структура                                                                              Алфавитные

Систематические; Тематические; Хронологические                                                                     Предметный

                            По истории            по истории                                                                  Именной         Географический.

                            учреждения           адм-террит. деления

Систематический – по отраслям знаний и практическим направлениям общества.

Именной – информация дается в алфавите, фамилии лиц, которые являются либо авторами документов или упоминаются в них.

Путеводитель – содержит краткие сведения о составе и содержании в хронологических рамках, документов архивов.

Тематический указатель документов архива –указатель документов, собранных по определённой теме, которые собраны по определенной теме.

Обзоры документов – идут по теме, но отличие от тематического указателя в том, что в обзорах раскрывается содержание.

Определения

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Организация Архивного фонда РФ по уровням

Классификация – это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации.

Классификация осуществляется в пределах:

1.Архивного фонда в целом;

2.Государственного архива;

3.Архивного фонда.

Информационные технологии в Архивах

Создание баз данных в архивах; сканирование документов – перевод их из бумажного в электронный вид.

В фед. архивах имеется 845 компьютеров, в гос.архивах регионов - 5 068, в мун.архивах - 3 652 компьютера. Согласно исследованию Росархива, по состоянию на 01.01.2008 г. на 1современный компьютер приходится от полутора до трех штатных сотрудников архива, то есть оснащенность техникой остается недостаточной.

Архивные информационные технологии на современном этапе.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и гос. учета

Для четкого "разграничения полномочий" в сфере информац. технологий м/центром и регионами, для устранения дублирования работ Росархив принял на себя след меры:

1.Разработка и предоставление арх учреждениям отрасли унифицированного общеотраслевого ПО.

2. Ведение общеотраслевых БД и представление в сети Интернет объединенных арх информ-ых ресурсов.

3. Содействие льготному приобретению стандартного программного обеспечения.

В сфере использования АД - значительную роль играют  информационные интернет-технологии.

Основные цели присутствия архивов в Интернете:

1. Предоставление общей справочной информации об АД  и архивах.

2. Постоянное информирование об арх деятельности;

3. Содействие поиску АД и получению арх услуг;

4. Взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;

5. Популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал "Архивы России"

6 сайтов фед. архивов; всего лишь 34 сайта органов управления арх. делом и 26 сайтов региональных гос. архивов.

Одно из приоритетных направлений внедрения автомат. архивных технологий – автоматизация системы централ. гос. учёта доков АФ РФ, основой которой является ПК «Архивный фонд». 

Менеджмент в Архивах

Менеджмент – произошло слово от англ. Manage – руководство к управлению.

Менеджмент –это система управления ресурсами организации.

В соответствии с теми задачами, которые решает организация, определяется подсистемным менеджментом.

Основные подсистемы :

1.        Стратегический менеджмент;

2.        Финансовый менеджмент;

3.        Инвестиционный менеджмент;

Любое предприятие образуется информационными ресурсами – это информационный менеджмент.

4.        Инновационный менеджмент;

5.        Система менеджмента качества (СМК);

Менеджмент – это совокупность современных технологий, нацеленных на постоянные изменения и развитие организации, в изменяющейся среде хозяйствования.

Функции менеджмента:

1.        Прогнозирование;

2.        Планирование;

3.        Координация;

4.        Работа с персоналом;

5.        Маркетинг – это совокупность процессов создания, продвижения, а также предоставления ценности покупателям и управления взаимоотношения с ними с выгодой для организации;

6.        Контроль;

7.        Анализ;

8.        Связь с общественностью.

Менеджмент в архивах, так же как и в любых других организациях, необходим для того, чтобы сделать работу архива наиболее продуктивной.

Это понятие включает в себя не только управление персоналом и организацию работы каждого сотрудника, но и управление всей деятельностью архива. Таким образом, можно сказать, что благодаря хорошему менеджменту, в архивах повышается производительность труда, существенно экономится время, площади и средства. Если говорить об архивных организациях, то стоит заметить, что именно при помощи менеджмента в архивах осуществляется вся деятельность по работе с клиентами.

Правильный отбор кадров для работы в архиве, умелое распределение обязанностей между сотрудниками, управление деятельностью каждого из них – вот что входит в понятие менеджмент в архивах. И именно поэтому правильный менеджмент в архивах может стать гарантией плодотворной и удачной работы архивной компании или архивного отдела фирмы.

Эффективный менеджмент в архивах позволяет до конца раскрыть потенциал архивной компании, позволяет не упускать возможностей и не совершать ошибок.

Для наиболее продуктивной работы архива или архивного отдела в организации, менеджеры должны иметь два соответствующих их должности образования: управленческое и специализированное образование, связанное с делопроизводством или архивным делом. Эффективный менеджмент в архивах – залог успешной работы всего архивного отдела или целой архивной организации.

Комплектование документов Архивного фонда

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

·         из установления профиля архива;

·         определения источников комплектования;

·         определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

·         организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

·         функционально-целевое назначение учреждения;

·         масштаб его деятельности;

·         вид организации;

·         полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

·         значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

·         степень сохранности его фонда;

·         взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

·         структурные подразделения организации;

·         подведомственные организации;

·         физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

·         учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

·         учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

·         учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

·         учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

Направления использования архивных фондов

Использование архивных фондов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных дфондов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности.

Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Направления использования архивных документов:

·         укрепление российской государственности;

·         удовлетворение информационных потребностей общества;

·         обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

·         политические;

·         организационно-управленческие;

·         научные;

·         экономические;

·         культурно-просветительные;

·         учебные;

·         социально-правовые (обеспечение прав граждан).